Nous vous remercions de votre intérêt envers la Conférence canadienne sur la santé mondiale 2023.
Cette foire aux questions contient des réponses à de nombreuses questions que nous avons reçues au sujet de la conférence. Nous attendons avec impatience de vous accueillir en octobre.
Inscription
À quel moment le tarif "réservation anticipée" prend-il fin ?
Le 1er septembre 2023.
Quelle est la date limite d'inscription ?
Il n'y a pas de date limite d'inscription, mais le nombre de places étant limité, nous encourageons tout le monde à s'inscrire le plus tôt possible.
Les personnes ayant besoin d'un visa pour se rendre au Canada devraient prendre soin de s'inscrire le plus tôt possible, car les délais de traitement des demandes de visa peuvent être imprévisibles. Par principe, l'ACSM cessera d'envoyer des lettres d'invitation le 1er septembre 2023.
Je suis membre de l'ACSM; comment puis-je bénéficier de la réduction accordée aux membres ?
Lors de l'ouverture des inscriptions le 25 mai, tous les membres de l'ACSM ont reçu un code coupon leur permettant de bénéficier d'une réduction de 20 % sur les frais d'inscription. Toute personne devenue membre depuis a également obtenu un code de réduction dans un courriel de bienvenue. Si vous ne retrouvez pas votre code de réduction, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse suivante : info@cagh-acsm.org.
Ce code est réservé aux membres de l'ACSM et n'est pas transférable. Seuls les membres de l'ACSM peuvent bénéficier de cette réduction. Pour en savoir plus sur la réduction accordée aux membres, consultez la page d'inscription.
Comment puis-je remplacer mon billet sur place par un billet virtuel ou vice versa ?
Veuillez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org pour demander ce changement. Le personnel modifiera votre billet et vous fournira une facture mise à jour.
Certaines de mes informations personnelles sont incorrectes sur mon formulaire d'inscription ; comment puis-je les modifier ?
Malheureusement, seule la personne qui s'est inscrite à l'origine peut mettre à jour ses informations personnelles. Vous pouvez vous connecter à Oxford Abstracts et cliquer sur l'icône de profil en haut à droite pour modifier vos coordonnées.
Dans certains cas, des informations telles que le nom du participant sont automatiquement complétées lorsqu'une personne utilise son compte Google, Facebook ou LinkedIn afin d'accélérer le processus de connexion. Dans ce cas, vous devrez vous connecter à Oxford Abstracts en utilisant votre compte Google, Facebook ou LinkedIn, et créer un compte Oxford Abstract. Pour plus d'informations sur ce processus, veuillez consulter la section d'aide d'Oxford Abstracts.
Combien coûte la participation à la conférence ?
Les frais de participation à la conférence suivent une structure progressive qui tient compte de l'étape de la carrière et de la classification des pays en fonction du revenu. Pour plus d'informations sur les frais de participation à la conférence, veuillez consulter la page d'inscription.
Comment puis-je payer mes frais d'inscription ?
Vous pouvez payer par Visa, MasterCard ou American Express lors de votre inscription en ligne. Si vous n'avez pas accès à une carte de crédit, vous pouvez également payer par virement bancaire. Veuillez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org pour en obtenir les informations sur les virements bancaires.
Puis-je modifier les informations figurant sur ma facture d'inscription à la conférence ?
Si vous avez déjà payé, vous devrez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org pour effectuer ces changements. Si vous n'avez pas encore payé, vous pouvez facilement modifier votre type de billet et vos coordonnées. Voir l'information ci-desssus pour savoir comment modifier le nom et les coordonnées d'une personne inscrite.
Quelle est la politique d'annulation de la conférence ?
Si vous décidez d'annuler votre inscription plus de 30 jours avant le début de la conférence, nous vous rembourserons votre paiement, mais des frais de service de 50 $ par inscription seront déduits du remboursement. Si vous annulez votre inscription avec un préavis de moins de 29 jours mais de plus de 7 jours, vous recevrez un remboursement, mais des frais de service de 60 $ seront déduits du remboursement.
Malheureusement, nous ne pouvons pas rembourser les annulations effectuées moins de 6 jours avant le début de la conférence. Si vous n'annulez pas votre inscription avant le délai de 7 jours et que vous n'assistez pas à la conférence, nous ne pourrons pas vous accorder de remboursement ou de crédit. Veuillez noter que les frais d'inscription restent dus même si les paiements ne sont pas reçus.
Si vous ne pouvez pas assister à la conférence en personne, nous vous offrons la possibilité de transférer votre inscription à un laissez-passer virtuel. Si vous demandez ce changement plus de 7 jours avant la conférence, nous vous rembourserons la différence de prix entre les deux options.
Comment puis-je payer mes frais d'inscription ?
Vous pouvez payer par Visa, MasterCard ou American Express lors de votre inscription en ligne. Si vous n'avez pas accès à une carte de crédit, vous pouvez également payer par virement bancaire. Veuillez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org pour en obtenir les informations sur les virements bancaires.
Puis-je modifier les informations figurant sur ma facture d'inscription à la conférence ?
Si vous avez déjà payé, vous devrez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org pour effectuer ces changements. Si vous n'avez pas encore payé, vous pouvez facilement modifier votre type de billet et vos coordonnées. Voir la question 3 pour savoir comment modifier le nom et les coordonnées d'une personne inscrite.
Quelle est la politique d'annulation de la conférence ?
Si vous décidez d'annuler votre inscription plus de 30 jours avant le début de la conférence, nous vous rembourserons votre paiement, mais des frais de service de 50 $ par inscription seront déduits du remboursement. Si vous annulez votre inscription avec un préavis de moins de 29 jours mais de plus de 7 jours, vous recevrez un remboursement, mais des frais de service de 60 $ seront déduits du remboursement.
Malheureusement, nous ne pouvons pas rembourser les annulations effectuées moins de 6 jours avant le début de la conférence. Si vous n'annulez pas votre inscription avant le délai de 7 jours et que vous n'assistez pas à la conférence, nous ne pourrons pas vous accorder de remboursement ou de crédit. Veuillez noter que les frais d'inscription restent dus même si les paiements ne sont pas reçus.
Si vous ne pouvez pas assister à la conférence en personne, nous vous offrons la possibilité de transférer votre inscription à un laissez-passer virtuel. Si vous demandez ce changement plus de 7 jours avant la conférence, nous vous rembourserons la différence de prix entre les deux options.
Visa/lettres d'invitation
Lors de mon inscription, j'ai demandé une lettre d'invitation pour faciliter ma demande de visa. Quand vais-je recevoir cette lettre ?
Les lettres d'invitation doivent être créées manuellement par le personnel. Vous devriez recevoir votre lettre d'invitation par courrier électronique dans les 2 à 3 jours ouvrables* suivant le paiement. Si, après trois jours ouvrables, vous n'avez toujours pas reçu votre lettre, veuillez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org.
*La semaine de travail du CAGH s'étend du lundi au vendredi et ne comprend pas les jours fériés canadiens.
Y a-t-il une date limite pour demander une lettre d'invitation ?
Oui : nous cesserons de fournir des lettres d'invitation à partir du 1er septembre. Si vous avez besoin d'un visa, nous vous encourageons vivement à vous inscrire et à soumettre votre demande de visa le plus tôt possible, car les délais de traitement des demandes de visa sont imprévisibles.
Je voyage avec un membre de ma famille ; peut-il figurer sur ma lettre d'invitation ?
L'ACSM ne délivrera des lettres d'invitation qu'aux participants inscrits à la conférence, conformément aux exigences fixées par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
Comment dois-je m'y prendre pour demander un visa?
Pour des instructions détaillées, veuillez consulter les instructions sur notre site web.
Je n'arrive pas à m'inscrire auprès d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ; mon code n'est pas accepté.
Lorsque vous créez un compte auprès d'IRCC, un code d'invitation vous est demandé. Il s'agit du code qu'IRCC vous envoie par courriel lorsque vous vous inscrivez pour la première fois sur le portail IRCC, à ne pas confondre avec notre code d'événement. Veuillez vérifier votre courrier électronique pour y trouver votre code d'invitation IRCC ; plus tard, on vous demandera le code de l'événement, qui se trouve sur votre lettre d'invitation.
Serai-je remboursé de mon inscription si ma demande de visa est rejetée ?
Toutes les annulations sont soumises à notre politique d'annulation. Veuillez vous référer à la question 9 ou à notre page d'inscription pour plus de détails sur notre politique d'annulation. Si votre demande de visa a été rejetée, nous vous demandons de nous envoyer la preuve du rejet afin de pouvoir traiter votre demande de remboursement.
Si votre demande de visa est rejetée, vous pouvez néanmoins vous joindre à nous et participer à la conférence en convertissant votre billet en personne en billet virtuel. Conformément à notre politique d'annulation, nous vous rembourserons volontiers la différence de prix. Pour convertir votre billet, veuillez nous contacter à l'adresse info@cagh-acsm.org.
Soutien financier
Le CAGH offre-t-il une aide financière pour compenser les frais de voyage et d'hébergement ?
Bien que nous fassions de notre mieux pour éliminer les obstacles à une participation pleine et égale, nous ne pouvons pas financer le voyage, l'hébergement et la participation des participants à la conférence. Les frais de participation à la conférence suivent une structure progressive qui tient compte de l'étape de la carrière et de la classification des pays en fonction du revenu. Nous proposons également un tarif très réduit pour les personnes vivant dans des pays à revenu faible ou moyen, les étudiants et les post-doctorants qui souhaitent participer virtuellement (40 dollars pour les non-membres ou gratuit pour les membres de l’ACSM).
Hébergement et transports publics
Où puis-je me loger à Ottawa ?
Ottawa est une grande ville qui accueille d'innombrables conférences et événements spéciaux. Il y a des dizaines d'hôtels à proximité de la conférence. Pour en savoir plus sur les hôtels situés à proximité, veuillez consulter notre page sur l'hébergement.
Je ne suis pas hébergé à l'hôtel Westin Ottawa ; comment puis-je me rendre à la conférence ?
Plusieurs options s'offrent à vous pour vous rendre au lieu de la conférence, notamment les transports en commun, les taxis et les services de covoiturage.
Transport public d'Ottawa: OCTranspo. Vous pouvez obtenir les directions et les heures de départ en recherchant votre itinéraire sur Google Maps. Vous pouvez consulter une carte des arrêts de transport en commun situés à proximité du Westin ici.
Taxis: Il y a deux companies de taxi à Ottawa - il s'agit de BlueLine (613-238-1111) et Capital Taxi (613-744-3333).
Services de covoiturage: Uber et Lyft fonctionnent légalement à Ottawa.
Quel aéroport ou quelle gare dois-je utiliser pour me rendre à Ottawa ?
L'aéroport : Ottawa n'a qu'un seul grand aéroport international. L'aéroport international Macdonald-Cartier d'Ottawa (code aéroportuaire : YOW) est l'aéroport international desservant Ottawa, Ontario, Canada, et sa zone métropolitaine connue sous le nom de Région de la capitale nationale.
Train : il y a deux gares ferroviaires dans la région d'Ottawa. La plus proche du lieu de la conférence est la gare d'Ottawa, située au 200, chemin Tremblay. Veuillez vous assurer que vous utilisez cette gare lorsque vous réservez votre billet.
Présentations orales et affiches
Mon résumé a été accepté ; qui dois-je contacter si j'ai des questions sur les prochaines étapes ?
Veuillez nous adresser vos questions à l'adresse suivante : ccgh@cagh-acsm.org.
Puis-je partager virtuellement mon affiche ou ma présentation orale ?
Affiches : les présentateurs d'affiches auront la possibilité de télécharger leur affiche sur l'application de la conférence et de soumettre une vidéo pré-enregistrée pour présenter leur travail.
Présentation orale : Oui, si les personnes sélectionnées ne sont pas en mesure de venir à Ottawa, elles peuvent présenter leur travail virtuellement.
Programme de la conférence
Où puis-je trouver le programme de la conférence ?
Nous travaillons actuellement à la finalisation du programme. Le programme de la conférence sera publié sur notre site web.
Je suis inscrit pour participer virtuellement à la conférence ; comment puis-je accéder aux diffusions en direct de la conférence ?
Toutes les personnes disposant de billets virtuels participeront à la conférence par l'intermédiaire de notre plateforme de conférence en ligne appelée Oxford Abstracts.
Santé publique
Que dois-je faire si je me sens malade pendant la conférence ?
Nous voulons nous assurer que la CCSM reste un événement sain et accessible pour tous les participants. Si vous vous sentez malade, nous vous demandons de vous isoler afin de limiter la propagation des virus respiratoires, y compris le COVID-19. Vous pouvez toujours assister et participer à la conférence virtuellement.
Informations sur l'accessibilité
Comment puis-je accéder aux services d'interprétation simultanée pendant la conférence ?
Tous les services d'interprétation simultanée seront disponibles sur le site web de la conférence, et toutes les personnes inscrites recevront des instructions sur la manière d'y accéder.
Accessibilité physique au lieu de la conférence.
Comment puis-je accéder aux services d'interprétation simultanée pendant la conférence ?
L'interprétation simultanée sera disponible en français et en anglais grâce à des dispositifs audio disponibles pendant la conférence. Les personnes se connectant en ligne pourront accéder à la traduction simultanée par le biais d'un flux audio distinct sur Zoom.
Accessibilité physique sur le site de la conférence.
Selon le Westin : "L'hôtel Westin d'Ottawa est équipé de divers dispositifs pour répondre aux besoins des personnes ayant des exigences diverses. Nous avons notamment prévu des fauteuils roulants, des rampes d'accès et des ascenseurs, ainsi que des salles de bains et des chambres spacieuses et bien conçues pour permettre aux personnes à mobilité réduite de passer un séjour sans encombre. Si vous avez besoin de dispositifs spéciaux ou si vous avez d'autres questions, veuillez contacter l'hôtel Westin d'Ottawa au numéro de téléphone suivant : 613-560-7000."
Quel type de chaises est utilisé dans les salles de conférence ?
L'hotel fournit des chaises empilables de type banquet/conférence sans accoudoirs.